Автоматизация рутинных задач: как выбрать, что отдавать машине

Список задач, которые «надо бы автоматизировать», есть почти в каждой компании. Обычно он длинный, составлен по принципу «это бесит» и годами не двигается, потому что непонятно, с чего начинать и что из этого окупится.

Разбирается он одним простым фильтром.

Фильтр из трёх вопросов

Как часто задача повторяется. Ежедневная задача на пятнадцать минут это шестьдесят часов в год. Ежемесячная задача на четыре часа это сорок восемь часов. Первую автоматизировать выгоднее, хотя вторая раздражает сильнее.

Одинаково ли она делается каждый раз. Если каждый случай требует решения человека, автоматизировать нечего: вы автоматизируете не работу, а её обёртку. Сначала опишите правило, по которому принимается решение. Если правило описать не получается, задача пока не готова.

Что происходит при ошибке. Задачи, где ошибка обнаруживается сразу и стоит дёшево, отдаются машине легко. Задачи, где ошибка всплывает через месяц в деньгах клиента, требуют человека в контуре и подробных логов.

Три ответа дают приоритет лучше любого списка пожеланий.

Что автоматизируется почти всегда

Перенос данных между системами. Заявка с сайта в CRM, сделка в таблицу, оплата в отчёт. Это самая скучная и самая окупаемая категория.

Регулярные сборки и рассылки. Отчёты, сводки, напоминания, выгрузки для поставщиков.

Проверки. Раз в час убедиться, что форма на сайте отправляется, что цены на сайте совпадают с прайсом, что заявки не залежались без ответа. Проверки почти никто не автоматизирует, а они дешёвые и предотвращают дорогие поломки.

Однотипный разбор текста. Классификация обращений, вытаскивание условий из документов, сортировка входящих. Здесь появляется смысл в моделях, но только после того, как правило сформулировано.

Что автоматизировать не надо

То, что делается раз в год. Дешевле потерпеть.

То, что вот-вот изменится. Автоматизация процесса, который через месяц перестроят, это выброшенные деньги.

То, что сейчас не работает руками. Автоматизация не создаёт процесс, она его ускоряет. Если заявки теряются, потому что за них никто не отвечает, автоматизация будет терять их быстрее.

То, что держится на исключениях. Если в задаче девяносто процентов случаев уникальны, вы потратите всё время на обработку исключений и не получите выигрыша.

Порядок, который работает

Сначала описываете, как задача делается сейчас, по шагам, с реальными примерами. Не как должно быть, а как есть.

Потом отделяете шаги, где нужно решение человека, от шагов, где нужно просто действие. Автоматизируете вторые, оставляя первые людям. Полная замена человека это редкий случай, а частичная разгрузка это норма.

Потом запускаете параллельно: машина делает, человек проверяет. Неделя-две такого режима показывает все места, которые не были учтены. Пропускать этот этап - главная ошибка внедрения.

Потом отключаете ручной вариант. Именно отключаете: если оставить оба, люди продолжат делать руками, и вы будете платить за оба процесса.

Сколько это стоит по времени

Простой перенос данных между двумя системами - от нескольких часов до пары дней. Сборка регулярного отчёта из трёх-четырёх источников - неделя-две, из которых большая часть уходит на выяснение, почему цифры не сходятся. Разбор текста с моделью - две-три недели, потому что добавляется период настройки на реальных примерах.

Дольше всего занимает не техника, а согласование правил внутри компании. Это стоит закладывать в план сразу.

Что сделать на этой неделе

Попросите двух-трёх сотрудников неделю отмечать, на что уходит время, крупными блоками. Не ради контроля, а ради списка.

Прогоните полученный список через три вопроса из начала статьи. Наверху окажется не то, что раздражает громче всех, а то, что повторяется чаще всего.

Про то, как это делается на практике: https://ilkaev.com/automation/