Автоматизация отчётов: что автоматизировать первым, а что не трогать

Каждый понедельник два человека в компании занимаются одним и тем же: выгружают сделки из CRM, расходы из рекламных кабинетов, сводят это в таблицу и рассылают руководителям. Четыре часа работы, из которых три уходят на копирование, а один на исправление того, что съехало.

Автоматизировать это хочется сразу и целиком. Но если начать с целиком, получится долго, дорого и, скорее всего, не то. Порядок здесь важнее инструмента.

Сначала выясните, какой отчёт вообще нужен

Первый шаг не технический. Возьмите все отчёты, которые сейчас собираются руками, и по каждому ответьте на один вопрос: какое решение принимается по этому отчёту и кем.

Обычно из десяти отчётов остаётся три. Остальные собираются по инерции: их когда-то попросили, а потом перестали смотреть, но никто не отменил. Автоматизировать отчёт, который никто не читает, значит закрепить бесполезную работу навсегда и ещё заплатить за это.

Что автоматизировать первым

Первым идёт то, что собирается чаще всего и дольше всего. Еженедельная сводка, которая отнимает четыре часа, окупит автоматизацию быстрее, чем квартальный отчёт, который делают раз в три месяца.

Вторым - то, где чаще всего ошибаются при ручном сведении. Ошибка в отчёте стоит не только времени на исправление, но и доверия к цифрам: после двух-трёх случаев руководитель начинает перепроверять всё подряд.

Третьим - то, что нужно быстрее, чем получается вручную. Если решение по ставкам принимается в понедельник, а данные готовы в среду, автоматизация окупается не экономией времени, а скоростью решения.

Не первым, а последним идёт красивая визуализация. Она приятная, но на решения влияет меньше, чем регулярность и достоверность.

Что придётся починить до автоматизации

Разные определения. Пока лид у маркетинга и лид у продаж это разные вещи, автоматический отчёт будет автоматически показывать спорную цифру.

Незаполненные поля. Источник сделки, ответственный, сумма. Если они пустые в половине карточек, автоматизация покажет ровно эти дыры, только быстрее.

Ручные правки в готовых файлах. Если сейчас кто-то по дороге исправляет цифры в таблице, надо понять, что именно он исправляет, и починить это в источнике.

Это самая скучная часть работы и одновременно та, которая определяет результат. У меня она обычно занимает больше времени, чем сама сборка.

Как это устроено технически

Данные забираются по API из CRM, рекламных кабинетов, банка и рабочих таблиц. Складываются в одно место, где по ним считаются показатели. Результат выводится на экран и, что важнее, приходит короткой сводкой в мессенджер по расписанию.

Именно сводка в мессенджере, а не экран, обычно и меняет привычки: экран нужно открыть, а сообщение приходит само. По моему опыту дашборд без сводки смотрят первые две недели, а потом забывают.

Отдельно нужна обработка ошибок. Интеграции падают, токены протухают, сервисы отвечают ошибкой. Автоотчёт, который в такой момент молча прислал вчерашние цифры, хуже, чем отсутствие отчёта.

Где автоматизация не окупается

Маленькие объёмы. Двадцать сделок в месяц и два канала сводятся руками за пятнадцать минут по пятницам. Здесь нужна таблица, а не система, и я в таких случаях отговариваю.

Постоянно меняющаяся методика. Если каждый месяц вы считаете по-новому, автоматизация будет переписываться быстрее, чем приносить пользу. Сначала методика устаканивается, потом автоматизируется.

Отчёт ради контроля, а не решения. Отчётность, которую собирают, чтобы кого-то проверить, обычно порождает не порядок в данных, а изобретательность в заполнении.

Что сделать на этой неделе

Выпишите все регулярные отчёты, время на сборку и того, кто принимает по ним решения. Вычеркните те, у кого в последней графе пусто.

Из оставшихся возьмите один, самый частый, и разберите его по источникам: откуда каждая цифра берётся и что мешает получить её автоматически. Этот разбор и есть техническое задание.

Как выглядит собранная отчётность на одном экране: https://ilkaev.com/razrabotka-dashbordov/