Отчёт по работе менеджеров и план-факт по продажам

Отчёт по менеджерам почти всегда начинается с рейтинга по выручке. Это самая простая и самая бесполезная его форма: она показывает результат, но не показывает, что с ним делать. Руководитель видит, что Петров отстаёт, и единственное доступное действие - сказать Петрову, чтобы он старался.

Полезный отчёт устроен иначе: он показывает, где именно в работе менеджера теряются деньги.

Что показывать кроме выручки

Скорость реакции на новое обращение. Один из немногих показателей, который прямо влияет на конверсию и полностью зависит от менеджера. Считается по метке первого касания.

Конверсия по шагам, а не только итоговая. Один менеджер теряет клиентов на первом звонке, другой доводит до счёта и не дожимает оплату. Это разные проблемы и разные решения.

Нагрузка и распределение заявок. Рейтинг по выручке при неравном числе заявок сравнивает не людей, а везение.

Зависшие сделки: сколько их и на какую сумму. Деньги, которые стоят в воронке без движения, обычно превышают месячный план.

Качество заполнения CRM. Не ради контроля: без него все остальные цифры в отчёте ненадёжны.

План-факт: как считать, чтобы им пользовались

План нужен по каждому менеджеру и по каждому месяцу, иначе факт не с чем сравнивать. Планы удобно вести в обычной таблице и подключать её как источник, чтобы не заводить их в CRM руками.

Кроме плана и факта нужны две вещи. Ранрейт: сколько получится к концу месяца при текущем темпе. И прогноз по воронке: сколько денег стоит на поздних стадиях и с какой вероятностью закроется.

Эти три числа рядом отвечают на вопрос «успеваем или нет» примерно двадцатого числа, когда ещё можно что-то изменить. План-факт по итогам месяца сообщает результат, когда влиять уже поздно.

Где такой отчёт ломается

Менеджеры не двигают сделки по стадиям. Тогда воронка в отчёте показывает дисциплину заполнения, а не бизнес. Лечится не отчётом, а правилом: стадия меняется по факту события, и это часть работы, а не бюрократия.

Разные определения. Что считать целевым обращением, в какой момент сделка выиграна. Без письменной договорённости отчёт станет предметом спора.

Ручное распределение без следа. Если заявки раздаются на словах, посчитать нагрузку невозможно.

Отчёт как инструмент наказания. Как только цифры начинают использоваться для разноса, начинается изобретательность в заполнении, и данные портятся необратимо.

Кто и как это смотрит

Руководитель отдела - ежедневно короткую сводку: новые заявки, время реакции, зависшие сделки. Раз в неделю - разбор конверсий и план-факт. Раз в месяц - итоги с выводами.

Экран удобно вывести на общий монитор в отделе, если в компании нормально относятся к открытым цифрам. Это заметно влияет на скорость реакции без единого разговора.

Что сделать на этой неделе

Посчитайте по последним ста заявкам время до первого касания в разрезе менеджеров. Это полчаса работы, и почти всегда результат оказывается хуже, чем все думали.

Если разброс большой, вы нашли самый дешёвый способ поднять конверсию: он не требует ни рекламы, ни найма.

Как устроен экран руководителя отдела: https://ilkaev.com/razrabotka-dashbordov/dlya-otdela-prodazh/